Integritetspolicy

Föreningen är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som behandlas för föreningens verksamhet, exempelvis register, ekonomi, dokument, möten, ärenden, bokningar, intern kommunikation och innehåll på föreningens hemsida.

Boluna behandlar sådana uppgifter på föreningens uppdrag och är då personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras genom ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan föreningen och Boluna.

När Bolunas personal läser eller ändrar föreningens innehåll för support, felsökning eller en separat avtalad förvaltningstjänst sker även detta på föreningens uppdrag.

Boluna AB, org.nr 559567-8466, Drottning Christinas väg 1A, 752 37 Uppsala, är personuppgiftsansvarigt för:

• användarkonton, inloggning, sessioner och kontosäkerhet
• kontroll och administration av behörighet vid registrering
• det bevismaterial som skapas när en handling skrivs under elektroniskt, se punkt 7
• Bolunas egen administration av supportärenden
• administration och säkerhet kring Bolunapersonalens åtkomst
• fakturering av föreningens portalabonnemang och Bolunas egen bokföring
• drift-, fel- och säkerhetsloggar
• framställning av anonym och sammanräknad drift- och användningsstatistik.

Kontakt i dataskyddsfrågor: [email protected].

När ett konto skapas eller används kan Boluna behandla namn, e-postadress, mobilnummer, personnummer, föreningstillhörighet, roll, IP-adress, webbläsarinformation, inloggningsmetod och tidpunkter för inloggningar.

Inloggning kan ske med BankID, engångskod via SMS eller en personlig och tidsbegränsad inbjudningslänk. Kontot är personligt.

I Boluna Light kan den som själv ansluter sig som styrelseledamot kontrolleras mot uppgifter om registrerade styrelseuppdrag i ett offentligt register. Om något styrelseuppdrag inte kan verifieras ges ingen medlems- eller styrelseåtkomst automatiskt. Andra användare får åtkomst först efter att en behörig styrelseadministratör har lagt till eller bjudit in dem, eller efter en manuell kontroll.

För föreningar med fullservice kan medlemsåtkomst verifieras genom matchning mot föreningens medlemsregister. En användare kan även få tillgång genom en personlig inbjudan från en behörig administratör.

Föreningens administratörer ansvarar därefter för att roller och behörigheter hålls aktuella. Ett automatiskt eller manuellt behörighetsresultat kan alltid begäras omprövat av en människa.

Portalåtkomst och nödvändig kontoadministration behandlas för att fullgöra användaravtalet med dig, artikel 6.1 b GDPR.

Kontroll av styrelseuppdrag, säkerhetsloggning, skydd mot missbruk och administration av privilegierad åtkomst sker med stöd av Bolunas berättigade intresse av att endast behöriga personer får åtkomst och att portalen kan drivas säkert, artikel 6.1 f GDPR.

Personnummer används när det är tydligt motiverat av säker identifiering, BankID, koppling till rätt person och förening eller lagstadgad rapportering. Behandlingen har den rättsliga grund som gäller för den aktuella funktionen och sker med stöd av 3 kap. 10 § dataskyddslagen.

Fullständigt personnummer visas bara där det behövs. Tekniska loggar innehåller inte fullständiga personnummer.

En bostadsrättsförening kan bland annat behandla:

• medlems- och lägenhetsuppgifter
• namn, adress, kontaktuppgifter och personnummer när det behövs
• medlemskap, bostadsrätt, andelstal, insats och avgiftsuppgifter
• upplåtelser, överlåtelser och pantsättningar
• betalningar, arvoden, fakturor och annan bokföring.

Vanliga rättsliga grunder är:

• rättslig förpliktelse för medlems- och lägenhetsförteckningar, bokföring och skatterapportering, artikel 6.1 c GDPR
• avtal för upplåtelse, medlemsadministration och avgiftshantering, artikel 6.1 b GDPR
• berättigat intresse för löpande förvaltning, styrelsearbete, säkerhet och kommunikation, artikel 6.1 f GDPR
• samtycke när föreningen frivilligt publicerar privata kontaktuppgifter eller fotografier, artikel 6.1 a GDPR.

En samfällighetsförening kan bland annat behandla:

• medlemmar, fastighetsägare och kontaktpersoner
• delägarfastigheter, fastighetsbeteckningar, andelstal och verksamhetsgrenar
• debiteringslängder, uttaxering, betalningar och bokföring
• uppgifter som behövs för stämma, styrelsearbete och förvaltning av samfälligheten.

Vanliga rättsliga grunder är:

• rättslig förpliktelse för bland annat debiteringslängd, bokföring och annan lagstadgad föreningsadministration, artikel 6.1 c GDPR
• berättigat intresse av att administrera samfälligheten, delägarfastigheterna, betalningar och kommunikationen med medlemmarna, artikel 6.1 f GDPR
• avtal när en person själv beställer eller använder en frivillig tjänst, artikel 6.1 b GDPR
• samtycke för frivillig publicering av privata kontaktuppgifter eller fotografier, artikel 6.1 a GDPR.

Båda föreningstyperna kan, beroende på vilka funktioner som aktiverats, behandla:

• dokument, dagordningar, protokoll och avtal
• felanmälningar, ansökningar och andra ärenden
• bokningar, köer, utskick och notiser
• slutna medlemsforum och slutna styrelseytor
• bilder, kommentarer och annan information som användare lämnar
• kontaktformulär och innehåll på föreningens publika hemsida.

Grannforumet är begränsat till behöriga medlemmar i den aktuella föreningen. Styrelsechatten och styrelsens arbetsytor är begränsade till styrelsen och andra särskilt behöriga personer. Medlemmar kan inte själva publicera innehåll på föreningens publika hemsida; publicering görs av styrelsen eller en annan behörig redaktör.

Uppgifter kan komma från:

• dig själv
• föreningens styrelse eller administratörer
• föreningens register och handlingar
• en tidigare förvaltare eller ett tidigare system när föreningen flyttar uppgifter
• offentliga register, bland annat uppgifter om styrelseuppdrag
• banker, leverantörer, revisorer och andra parter som föreningen har en relation till.

I Boluna Light lägger föreningen i huvudsak själv in eller laddar upp sina uppgifter. Vid fullservice kan uppgifter även lämnas över i en mer omfattande uppstart enligt det separata förvaltningsavtalet.

Föreningen ansvarar för att personer vars uppgifter hämtas från någon annan får information enligt artikel 14 GDPR när det krävs. Den här policyn och föreningens uppgifter i portalen kan användas som en del av den informationen.

Behöriga användare kan lagra dokument och dela dem genom särskilda länkar. Föreningen bestämmer om länken ska ha lösenord eller utgångsdatum och ansvarar för att delningen är lämplig för dokumentets innehåll och mottagare.

Om en behörig användare väljer att spela in ett möte kan ljud och transkript behandlas i portalen. Föreningen ansvarar för att det finns rättslig grund, att deltagarna informeras innan inspelningen börjar och att inspelningen raderas när den inte längre behövs.

Vissa funktioner använder extern AI för exempelvis dokumenttolkning, text- och bokföringsförslag, sökstöd, sammanfattningar eller transkribering. Beroende på funktionen kan hela dokumentet eller den del som behövs skickas till AI-tjänsten.

AI-behandlingen är regionalt konfigurerad inom Europa enligt den aktuella kundbegränsade leverantörsförteckningen. Leverantören får inte använda föreningens indata eller resultat för att träna grundmodeller för egna ändamål.

AI-resultat är förslag och kan innehålla fel. Ingen bokföring, publicering, utskick eller annan bindande åtgärd genomförs på grund av AI-resultatet utan att en behörig människa först granskar och godkänner åtgärden.

Boluna sparar innehållet i konversationer med portalens AI-assistent i 90 dagar. Andra AI-underlag sparas i portalen enligt den lagringstid som gäller för det dokument eller ärende där underlaget ingår.

Portalen är inte särskilt avsedd för känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser, men sådana uppgifter kan förekomma i fritext, dokument, bilder, ärenden och inspelningar.

Föreningen ansvarar för att det finns en rättslig grund enligt artikel 6 GDPR och, när det behövs, ett tillämpligt undantag enligt artikel 9 eller lagligt stöd enligt artikel 10 GDPR och svensk rätt. Användare ska inte lämna fler eller mer detaljerade uppgifter än ärendet kräver.

Boluna lämnar inget löfte om att en automatisk kontroll alltid kan upptäcka sådana uppgifter i ett dokument innan en aktiverad funktion behandlar det.

När du skriver under behandlas:

• ditt namn och ditt personnummer, som hämtas ur BankID:s intyg om vem du är
• din roll vid mötet, till exempel ordförande eller justerare
• tidpunkten då du skrev under
• en kontrollsumma av protokolltexten, alltså ett avtryck som ändras så snart en enda bokstav i texten ändras
• den text du läser i BankID-appen, ordagrant som den visades
• BankID:s tekniska underskriftsintyg med ditt certifikat, och en kontroll av att certifikatet var giltigt vid tillfället.

Ditt personnummer sparas inte som en läsbar uppgift i portalen. Det räknas om till en kod som bara går att jämföra mot ett annat nummer, inte läsa tillbaka. Numret finns däremot kvar inuti BankID:s eget intyg och certifikat, eftersom de utgör själva beviset och inte får ändras i efterhand.

Ändamålet är att i efterhand kunna visa vem som skrev under en av föreningens handlingar, exakt vilket innehåll som skrevs under och när det skedde.

Lagen om ekonomiska föreningar kräver att vissa protokoll undertecknas och att de förvaras på ett betryggande sätt. En underskrift som inte kan knytas till en säkert identifierad person skulle inte uppfylla det kravet.

Föreningen behandlar uppgifterna för att uppfylla sin rättsliga skyldighet att låta protokoll undertecknas och bevaras, artikel 6.1 c GDPR.

Boluna är personuppgiftsansvarigt för det bevismaterial som skapas i Bolunas eget led, alltså underskriftsintyget, det arkiverade protokollet och verifikatet. Grunden är föreningens och Bolunas berättigade intresse av att en underskrift ska gå att hålla emot handlingen långt efter att den gjordes, artikel 6.1 f GDPR.

Personnummer behandlas eftersom underskriften kräver en säker identifiering av den som skriver under. Behandlingen är klart motiverad av vikten av en säker identifiering och sker med stöd av 3 kap. 10 § dataskyddslagen.

Den som har ett färdigt underskrivet protokoll som PDF-fil kan kontrollera det på verify.boluna.se. Filens kontrollsumma räknas ut i besökarens egen webbläsare, filen laddas aldrig upp, och bara kontrollsumman skickas till Boluna. Stämmer den mot en signerad handling visas föreningens namn, vilket möte det gäller samt namn, roll och tidpunkt för dem som har skrivit under. Personnummer, tekniska underskriftsintyg och protokollets innehåll visas aldrig där.

En kontrollsumma går inte att gissa eller söka fram, sidan är stängd för sökmotorer och antalet uppslag är begränsat, så uppgifterna visas i praktiken bara för den som redan har själva dokumentet. Grunden är föreningens och mottagarens berättigade intresse av att kunna kontrollera att en handling är äkta, artikel 6.1 f GDPR.

Vill du inte att ditt namn visas på verifieringssidan kan du invända mot det, se punkt 10.

Underskriften och bevismaterialet sparas så länge protokollet ska bevaras, alltså under föreningens bestånd.

Bevismaterialet går inte att radera för sig. Det är en del av den underskrivna handlingen, och att ta bort det vore att förstöra föreningens bevis för att protokollet faktiskt är undertecknat. Rätten till radering gäller därför inte här, eftersom uppgifterna behövs för att uppfylla en rättslig skyldighet och för att kunna fastställa och göra gällande rättsliga anspråk, artikel 17.3 b och e GDPR.

Skrivs protokollet om signeras den nya lydelsen som en ny version av handlingen. De tidigare underskrifterna fortsätter att gälla för den lydelse de avsåg, och båda versionerna bevaras, så att det går att se vad som gällde vid varje tidpunkt.